mardi 20 août 2019

6 Ingrédients pour des réunions significatives et productives


Des réunions significatives sont possibles, souhaitables et devraient être l'objectif de chaque exécutif. Beaucoup de gens disent que les réunions significatives est un oxymore, et ils ont un point. La recherche montre constamment que la plupart des réunions perdent du temps et coûtent des sommes importantes. Certaines études montrent que plus de 75 % des réunions perdent du temps. Get a Klu, un cabinet de conseil en coaching d'entreprise et de formation a constaté que les professionnels perdent 31 heures par mois à des réunions improductives. En outre, ils montrent que sur les onze millions de réunions tenues quotidiennement aux États-Unis, la moitié sont des réunions inutiles.

La réduction du gaspillage des réunions stimule l'efficacité personnelle et le moral et améliore la productivité à l'échelle de l'entreprise. J'estime qu'au moins la moitié des centaines de réunions auxquelles j'ai assisté au travail, à l'église et ailleurs n'étaient pas nécessaires. Nous aurions pu obtenir de meilleurs résultats sans une réunion sans entraver les relations.

Nous devons nous efforcer de tenir des réunions significatives et d'arrêter l'épidémie de réunions dénuées de sens. Toujours se tromper dans le sens de ne pas tenir une réunion. Pourtant, comme je le montre ci-dessous, parfois nous avons besoin de se rencontrer. En attendant, voici six éléments nécessaires pour tenir des réunions significatives. Bien qu'elles ne soient pas exhaustives, lorsqu'elles sont suivies, les chances de résultats positifs s'amélioreront considérablement.

Ingrédients significatifs de réunions

Ces quelques bases créeront les bases pour que les participants soient efficaces à la réunion et à la suite, et aideront à la productivité du groupe :

responsable
objet
ordre du jour
Invités ciblés
Début et fin des heures d'étiquette
aiguilleur
responsable
Les organisateurs ont la responsabilité de rendre les réunions significatives pour produire des résultats spécifiques avec courtoisie et compassion. Les organisateurs ou leurs délégués organisent les réunions, y compris l'élaboration de l'objectif, de l'ordre du jour et des résultats attendus, avec les personnes concernées. Ils s'assurent que les bonnes personnes enregistrent les faits saillants et prennent les mesures nécessaires, mais elles n'exécutent pas elles-mêmes ces activités, elles s'assurent simplement que les autres les font.

L'organisatrice a besoin de quelqu'un pour l'aider à examiner le processus pendant la réunion. Sans se soucier du processus, quelques personnes domineront, et les discussions vont hors sujet. Il est crucial que les gens comprennent que le processus détermine le résultat.

objet

Toutes les réunions n'ont pas le même but. Cependant, chaque réunion significative doit avoir un but. Il existe au moins trois catégories de réunions : l'échange d'information, la reddition de comptes et les rapports, et la résolution de problèmes. Pourquoi convoquer une réunion sans but explicite ? Souvent, une réunion est le moyen idéal pour certaines personnes de tergiverser-reporter une décision difficile. Là encore, le convocateur, et peut-être quelques autres personnes, connaissent le but, mais ne l'articulent pas à l'avance parce que c'est la façon dont les choses se passent dans cette entreprise-pauvres communications est la norme.

Parfois, les gens appellent des réunions par habitude. Ils tiennent des réunions hebdomadaires et d'autres parce que c'est ce qui se passe depuis des années. Et personne ne demande, pourquoi. Je me souviens d'avoir été invité à être un aîné dans une église. Le pasteur a dit qu'ils avaient une réunion hebdomadaire des aînés, et j'ai demandé pourquoi. Ma réponse l'a choqué. Pourquoi je ne le saurais pas ? Pourtant, j'ai dit, pourquoi avons-nous besoin de se rencontrer chaque semaine? La réponse : C'est ce que nous avons toujours fait. J'ai décliné l'invitation.

Réunions maigres au Japon

J'ai vu deux différences entre les réunions d'affaires là-bas et dans l'Ouest. Premièrement, la plupart de ces réunions ont été significatives, mais longues, contrairement à l'espèce où les réunions n'ont aucun sens et sont longues.

Deuxièmement, souvent en Asie, ils vous disent le but avant les réunions de résolution de problèmes. Ensuite, ils invitent les gens qui ont l'intention de se présenter à la réunion. Ici, en Occident, beaucoup de gens viennent à des réunions non préparées, mais prêts à donner leur point de vue.

Troisièmement, le groupe a prêté attention lorsque chaque personne parlait, probablement en raison du respect des aînés et de la hiérarchie. Les participants se sont écoutés et se sont appuyés sur les contributions des autres. En Occident, quand une personne parle, d'autres n'écoutent pas, mais planifient sa déclaration, qui pourrait n'être pas liée à ce qui vient d'être dit.

En Occident, parfois vous ne connaissez pas le but de la réunion jusqu'à ce qu'elle commence. Souvent, l'invitation ne mentionne pas la nature de la réunion. Là encore, lors de la réunion, nous sommes en compétition pour le temps d'antenne. Les gens n'écoutent pas le point de vue d'une autre personne avec un esprit ouvert. Au lieu de cela, nous nous interrompons les uns les autres à la mi-sentence pour ajouter nos points de vue, même si elle ne s'appuie pas sur le point de l'orateur.

Au Japon, nous avons défini et convenu de l'objectif de la réunion dès le départ. Ensuite, nous nous concentrons sur la résolution du problème. Chaque personne ne se faisait pas concurrence pour le temps d'antenne. Cependant, j'ai trouvé ce système faible dans le partage de l'information et les réunions de responsabilisation. Par exemple, j'ai siégé au conseil d'administration de deux sociétés publiques japonaises et le manque de données données données aux actionnaires et la brièveté des assemblées d'actionnaires m'ont étonné.

Des réunions significatives ont des agendas

Le moyen idéal pour définir l'objectif de la réunion est un ordre du jour soigneusement conçu, avec une heure de départ et de fin. Il devrait être complet et indiquer clairement les points à discuter: idéalement, avec une heure de début et de fin pour chaque point de l'ordre du jour. En outre, il doit montrer une ou les personnes responsables de chaque élément et les résultats attendus de la réunion. Souvent, nous passons du temps sur les premiers éléments, surtout s'ils ne sont pas controversés, et se précipitent le reste, indépendamment de leur importance.

Invités ciblés

Les gens qui assistent aux réunions ont besoin d'une raison d'y assister. Si la session est de partager des données ou de recevoir des rapports d'autres, seules les personnes pertinentes à ces questions devraient y assister. Lorsque la session est de résoudre les problèmes, la taille et les invités varient en fonction de la question. Ces séances nécessitent une planification minutieuse et un convocateur habile pour s'assurer que chaque personne explique son point de vue sans interruption. Les gens doivent écouter, entendre et considérer ce que dit l'orateur avant de donner leurs idées. Il est crucial que les gens connaissent les points de vue des autres avant de les débattre et de les rejeter.



Voici des questions de procédure qui nous aident à rester concentrés pendant une séance de résolution de problèmes.

Expliquez pleinement les propositions spécifiques avant d'en débattre.
Différencier les discussions de clarification des défis au fond.
Terminez une proposition avant de passer à une autre.
Le convocateur devrait encourager des approches out-of-the-box qui remettent en question le statu quo; ne jamais supprimer les discussions jusqu'à ce que chaque personne comprenne la question. Des propositions inhabituelles peuvent être à la base de la solution; ne les retenez pas simplement parce qu'ils ne sont pas familiers.
Personne ne devrait monopoliser les discussions.
Le rassembleur doit être sensible aux différentes personnalités : certaines personnes auront besoin d'encouragement pour présenter leurs points de vue.
La réunion devrait convenir des points d'action : Quelqu'un devrait consigner les développements clés et les activités de suivi spécifiques pour chaque proposition, y compris les éléments suivants :
Qui - responsabilité pour l'action spécifique
Quoi - nature de l'action
Quand - calendrier de la prochaine rétroaction
Coût - source de ressources nécessaires jusqu'à la prochaine rétroaction
Bien que bon nombre des points ci-dessus s'appliquent à toutes les réunions, ils sont particulièrement essentiels lors d'une réunion de résolution de problèmes.
Début et fin des heures d'étiquette

Lorsque le convocateur ou une autre personne convoque la réunion, l'invitation doit indiquer les heures de début et de fin, ainsi que l'heure et la responsabilité de chaque point de l'ordre du jour. La réunion ne doit pas durer plus de 45 minutes à une heure et devrait s'en tenir aux temps alloués.

N'autorisez pas les participants en retard. Informez tous les invités que la réunion débutera à l'heure prévue, de sorte que chaque personne doit être là quelques minutes avant pour s'assurer d'un début à temps et de s'en tenir aux heures allouées. La chose la plus offensante que je vois se produire dans les réunions et les événements, c'est quand le convocateur dit qu'elle va attendre plus de gens pour arriver. C'est un affront à ceux qui sont arrivés à l'heure et encourage simplement une culture bâclée et tardive.

Des réunions significatives signifient un chronométrage approprié et l'étiquette de réunion suivante :

Aucun retardataire n'est autorisé
Pas de parler sur les téléphones cellulaires ou des discussions parallèles dans la salle
Si quelqu'un quitte la pièce pour prendre un appel ou pour parler à un collègue dans le couloir, il n'est pas autorisé à revenir
Pas de discussions extra-animées : le temps passé doit se concentrer sur les points de l'ordre du jour en discussion
La réunion se terminera à temps et chaque sujet aura son temps prévu
Aucune interruption- chaque personne doit finir ses pensées et personne ne doit interrompre. De plus, le commentaire suivant doit faire référence à la déclaration la plus récente, à moins que le convocateur ne décide de passer à un autre sujet.
Chaque personne présente est précieuse et ses points de vue sont les bienvenus et encouragés - personne ne sera autorisé à monopoliser les discussions.
Dans mes « réunions en cours » (mes cours), j'insiste pour que mes élèves soient en classe cinq minutes avant l'heure de début. Les étudiants qui ne peuvent pas être à l'heure peuvent entrer pendant une période de pause, mais pas pendant que la classe est en session. Mes élèves l'obtiennent et sont à l'heure 99,99% du temps.
Des réunions significatives ont besoin d'un contrôleur de la circulation aérienne

Une personne qui tente de reprendre les discussions est la plus difficile mais cruciale à prévenir. Souvent, le convocateur ou le président ne se concentre pas sur le processus, de sorte que les gens se détachent du sujet. Quelques personnes contrôlent les discussions, et la réunion se termine sans atteindre son objectif. Il est essentiel que le convocateur choisisse quelqu'un pour aider à assurer un temps d'antenne équitable pour ceux qui ont besoin de connaissances. Un « contrôleur de la circulation aérienne » ou un consultant en processus (consultant) est la personne à qui cela est fait.

Consultant en processus

Lorsque l'accent est mis uniquement sur le résultat, les gens timides et d'autres qui ne veulent pas rivaliser pour le temps d'antenne ne parlera pas. D'autres parleront, mais n'offriront pas grand-chose. Un consultant en processus qui s'assoit à côté du convocateur pour se concentrer sur le processus et informe le convocateur, sans aucune distraction, des questions de processus déviants est essentiel pour une réunion significative. Bien que le convocateur s'occupe du résultat, le consultant examine le processus afin d'assurer un temps d'antenne suffisant pour les gens qui ont besoin de contribuer. Le consultant se penchera sur le langage corporel, les non-verbaux, les gens qui parlent trop, les gens qui essaient de parler, mais incapables, et ainsi de suite.

Le rôle du consultant est difficile parce qu'il ne fait pas partie des discussions, mais qu'il essaie de promouvoir, par l'intermédiaire du convocateur, un partage maximal au sein du groupe. Un consultant bien versé surveillera le déroulement des discussions et s'assurera que les gens qui hésiteraient à prendre la parole, mais qui souhaitent prendre la parole, exprimeront leur point de vue sur les questions centrales. D'après mon expérience, ces personnes réservées ont l'impact positif le plus notable sur les résultats de la réunion.

Quand avons-nous besoin de rencontrer

Aujourd'hui, nous avons de nombreuses façons de nous rencontrer par voie électronique. Nous devons faire attention de ne pas nous rencontrer parce que c'est pratique, et nous n'avons pas à quitter nos bureaux. Essentiellement, comme je l'ai mentionné précédemment, il y a trois grandes catégories de réunions, au-delà des réunions individuelles nécessaires : le partage de l'information, la reddition de comptes ou les rapports sur les responsabilités et la résolution de problèmes. Pourtant, avant la réunion, les gens devraient poser les questions suivantes:

Pourquoi avons-nous besoin de nous rencontrer?
Avons-nous besoin d'interaction?
Allons-nous simplement dire aux gens ce qu'ils peuvent lire commodément?
Devons-nous travailler ensemble pour trouver des idées?
Le fait d'être ensemble sera-t-il utile?
Est-ce que tant de gens ont besoin d'interagir les uns avec les autres?
Et si on ne se rencontrait pas ?
Est-ce la meilleure utilisation du temps des gens en reconnaissant que la réduction du nombre de participants permet de gagner du temps pour tout le monde et ne pas assister?
Zéro appareil électronique, sauf pour la prise de notes
Pour augmenter la probabilité d'une réunion significative, nous ne devrions pas autoriser les appareils électroniques dans la salle, sauf pour la prise de notes. Les personnes qui « attendent des appels » ne devraient pas y assister. La règle doit être simple : si vous êtes invité à la réunion, nous avons besoin de votre attention complète. Si vous vous attendez à ce que quelqu'un vous contacte pendant la réunion, nous vous excuserons de la réunion et rencontrerons ceux qui sont prêts et capables d'être présents.

Pour augmenter la probabilité d'une réunion significative, nous ne devrions pas autoriser les appareils électroniques dans la salle, sauf pour la prise de notes. Les personnes qui « attendent des appels » ne devraient pas y assister. La règle doit être simple : si quelqu'un vous invite à la réunion, il a besoin de votre attention complète. Donc, si vous vous attendez à ce que quelqu'un vous contacte pendant la réunion, excusez-vous de la réunion et demandez à quelqu'un d'autre de vous informer sur le résultat. Seules les personnes disposées et capables d'être présentes, devraient y assister.

Des réunions significatives aident les entreprises à devenir plus dynamiques. Ces séances peuvent inspirer les employés. Chaque chef de la direction devrait les soutenir. L'inverse est vrai. Les gens se réunissent sans but réel, sauf pour se rencontrer, créer des déchets, des dépenses, et écraser le moral.

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